Katalog informacij javnega značaja pri Zagovorniku načela enakosti

• Naziv zbirke: Evidenca dokumentov in zadev

Namen obdelave osebnih podatkov: Namen je v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva evidentirati vse dokumente, ki prispejo k Zagovorniku načela enakosti ali pri njem nastanejo.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni pri Zagovorniku načela enakosti, zunanji izvajalci, prijavitelji diskriminacije, prijavitelji na različne razpise.

Vrste osebnih podatkov v zbirki: za posamezno kategorijo posameznikov je s posebnim zakonom določeno, katere podatke sme Zagovornik načela enakosti obravnavati. Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o javnih uslužbencih, Zakon o evidencah s področja dela, Zakon o varstvu in zdravju pri delu, Zakon o varstvu pred diskriminacijo idr..

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki: le zaposlenim pri Zagovorniku načela enakosti, ki imajo pooblastila za obdelavo osebnih podatkov in tistim, ki so na podlagi zakona upravičeni za posredovanje podatkov na njihovo upravičeno pisno zahtevo.

Rok hrambe: trajno oz. do uresničitve namena.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik.

—

Naziv zbirke: Evidenca o izrabi delovnega časa

Namen obdelave osebnih podatkov: namen je uveljavljanje pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva; zagotavljanje statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni pri Zagovorniku načela enakosti.

Vrste osebnih podatkov v zbirki: delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki: kadrovska služba in Špica International d.o.o. na podlagi Pogodbe za najem in namestitev strojne in programske opreme za sistem registracije delovnega časa z vzdrževanjem z dne 10. 12. 2020.

Rok hrambe: trajno oz. do uresničitve namena.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 6. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06); 46. člen Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07-UPB3); 40. člen Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, 95/07-UPB7 s spremembami in dopolnitvami).

—

Naziv zbirke: Evidenca o stroških dela (MFERAC)

Namen obdelave osebnih podatkov: namen je uveljavljanje pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva; zagotavljanje statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni pri Zagovorniku načela enakosti. 

Vrste osebnih podatkov v zbirki: delodajalec mesečno za vsakega delavca vpisuje v evidenco o stroških dela naslednje:

a.) podatke o delavcu:

poleg podatkov iz točke a) 13. člena vpisuje še:

• številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;

b.) podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca:

• plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:
  • bruto plača za delo s polnim delovnim časom,
  • bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega,
  • bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo),
  • bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca;
  • zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:
  • bruto zaostala izplačila in nadomestila plač;

• izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače):
  • bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti,
  • dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja;

• neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila):
  • plača,
  • zaostalo izplačilo,
  • nadomestilo plače,
  • izredno izplačilo;

c.) podatke o drugih stroških dela:

• • povračila stroškov v zvezi z delom,
  • regres za letni dopust,
  • jubilejna nagrada,
  • dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev,
  • plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje,
  • solidarnostna pomoč,
  • odpravnina,
  • stroški izobraževanja delavcev,
  • davki na izplačane plače,
  • ostali stroški dela;

d.) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:

• prispevki v breme delodajalca:
  • plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,
  • plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,
  • plačani prispevki za starševsko varstvo,
  • plačani prispevki za zaposlovanje;
  • prispevki v breme zavarovanca:
  • plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,
  • plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,
  • plačani prispevki za starševsko varstvo,
  • plačani prispevki za zaposlovanje.

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki: Ministrstvo za finance, Finančna uprava RS, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje RS, Zavod za zdravstveno zavarovanje RS in drugi z zakonom pooblaščeni uporabniki.

Rok hrambe: trajno.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

• 6. in 7. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 s spremembami in dopolnitvami),

• 50. člen Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07-UPB3 s spremembami in dopolnitvami).

—

Naziv zbirke: Evidenca o zaposlenih delavcih

Namen obdelave osebnih podatkov

Namen uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki

Zaposleni in nekdanji zaposleni pri Zagovorniku načela enakosti

Vrste osebnih podatkov v zbirki

podatki o delavcu:

• osebno ime,
• datum rojstva, če oseba nima EMŠO,
• kraj rojstva,
• država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,
• enotna matična številka občana,
• davčna številka,
• državljanstvo,
• naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
• naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
• izobrazba,
• ali je delavec invalid,
• kategorija invalidnosti,
• ali je delavec delno upokojen,
• ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,
• ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo,
• naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);

podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:

• datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,
• datum nastopa dela,
• vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,
• razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,
• poklic, ki ga opravlja delavec,
• strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
• naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
• število ur tedenskega rednega delovnega časa,
• razporeditev delovnega časa,
• kraj, kjer delavec opravlja delo,
• ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;

podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:

• datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,
• način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki 

Zavod za zdravstveno zavarovanje RS za potrebe prijave v zdravstveno zavarovanje.

Rok hrambe

Trajno oz. do izpolnitve namena zbiranja osebnih podatkov.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov

Urejen je v internem aktu o ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov pri Zagovorniku načela enakosti. Zagotovljeno je, da do njih ne dostopajo neupravičene osebe (pooblastila za obdelavo, ukrepi ustrezne varne hrambe).

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 6. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06).

—

Naziv zbirke: Evidenca  prejemnikov e-novic Zagovornika načela enakosti

Namen obdelave osebnih podatkov: namen obveščanja o delovanju Zagovornika načela enakosti.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni pri Zagovorniku načela enakosti in prejemniki e-novic.

Vrste osebnih podatkov v zbirki: elektronski naslov prejemnika novic.

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki: zaposlenim pri zagovorniku načela enakosti, ki imajo pooblastila za obdelavo osebnih podatkov.

Rok hrambe: do uresničitve namena.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: osebna privolitev posameznika.

—

Naziv zbirke: Evidenca kontaktov delovnih srečanj  Zagovornika načela enakosti

Namen obdelave osebnih podatkov: namen komuniciranja pri pripravi in izvedbi ozaveščevalne kampanje in drugih dogodkov, obveščanje o delovanju Zagovornika načela enakosti, pošiljanje informativnih materialov, pošiljanje vabil k sodelovanju pri aktivnosti in vabil na dogodke, sodelovanje pri projektih, poizvedba o reševanju primerov diskriminacije ali spremljanje reševanje problematik izpostavljenih v sklopu kampanje.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni pri organizacijah  in institucijah s katerimi sodeluje Zagovornik načela enakosti pri izvajanju svoje pristojnosti ozaveščanja s področja diskriminacije.

Vrste osebnih podatkov v zbirki:

• naziv organizacije,
• drugi nazivi,
• pravna oblika,
• dejavnost
• spletna stran,
• ime in priimek kontaktne osebe,
• vloga v organizaciji,
• številka,
• e-mail,
• ime in priimek druge kontaktne osebe organizaciji,
• naslov, poštna številka in kraj organizacije

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki: zaposlenim pri zagovorniku načela enakosti, ki imajo pooblastila za obdelavo osebnih podatkov.

Rok hramb: do uresničitve namena oz. do preklica s strani posameznika.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: osebna privolitev posameznika.

—

Naziv zbirke: Evidenca vstopov in izstopov

Namen obdelave osebnih podatkov: namen obdelave osebnih podatkov je varovanje premoženja, življenja ali telesa posameznikov ter reda v prostorih Zagovornika od posameznika, ki namerava vstopiti in izstopiti.

Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: posamezniki, ki niso zaposleni pri Zagovorniku in želijo vstopiti v  njegove poslovne prostore.

Vrste osebnih podatkov v zbirki: osebno ime, številka in vrsta dokumenta, naslov stalnega prebivališča, ura  vstopa  ali izstopa, razlog vstopa.

Kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki: le zaposlenim pri zagovorniku načela enakosti, ki imajo pooblastila za obdelavo osebnih podatkov in tistim, ki so na podlagi zakona upravičeni za posredovanje podatkov na njihovo upravičeno pisno zahtevo.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik.

Rok hrambe: 2 leti.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: 85. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov